Bienvenidos a nuestro espacio, historias propias de la Comunidad Operatio, donde aprenderemos juntos a construir una nueva realidad para la propiedad horizontal.

Estamos en un año poco convencional, que nos ha hecho proyectarnos de manera digital y adaptarnos a pasos agigantados a lo que hoy día llaman una nueva normalidad. En este punto, es claro y básico para los administradores y gerentes de propiedad horizontal empezar a planificar y ejecutar, no solo un presupuesto, sino de trazar un futuro de desarrollo organizacional y operacional en nuestro día a día. 

Para ello, hoy comenzaremos con un tema muy importante, enmarcado en la revisión, negociación y renovación de cada uno de los contratos de servicio y operación, que hacen parte integral en la elaboración y proyección del presupuesto para el año 2021. En este caso es importante contar con una matriz de contratos, que nos permite tener claridad sobre los documentos de control, la cual deberá tener en su conformación los siguientes elementos: 

–         Nombre proveedor

–         Identificación NIT o cédula

–         Representante Legal

–         Datos como dirección teléfono y nombre contacto

–         Objeto del contrato

–         Valor del contrato

–         Fecha de inicio y finalización 

–         Renovación automática

–         Pólizas que conforman el contrato

–         Tiempo de antigüedad de la prestación de servicios

–         Anexos a contrato

Si bien, muchas veces pasamos desapercibido este tema de renovar la información, es claro que su implicación legal es bastante alta, al momento de no tener claridad y constancia en los procesos, alcances y garantías que se tengan sobre cada servicio o mantenimiento, al momento de generar una respectiva reclamación ante aseguradoras, por ello haremos énfasis en la descripción de la matriz para despejar las dudas que se tengan al respecto.  Iniciaremos con mencionar que las primeras partes de la matriz identifican nuestro proveedor, lo que podemos y debemos constatar anualmente a través de las renovaciones del RUT y cámara de comercio. 

Pasaremos luego a OBJETO DE CONTRATO, para llegar a este punto, es de vital importancia que anualmente se revise y se reajuste, según las necesidades del equipo o servicio, pues sobre ello se hará un nuevo alcance a tener en cuenta durante el año proyectado, así como la frecuencia en prestación de los mismos, observando su capacidad de respuesta ante un evento o emergencia, y en la misma revisión, se entraría a tener en consideración la evaluación que se le ha dado al proveedor, con quien se tomaran acciones para mejoras del servicio. Este espacio también sirve para evaluar los valores y condiciones, donde se pueden renegociar partes de este alcance que sean importantes para la copropiedad, pasando ya, a establecer el VALOR DEL CONTRATO.  Aquí se debe considerar la proyección de los incrementos anuales, sea sobre el IPC (Índice de Precios al Consumidor), o en su defecto sobre el incremento al salario mínimo.

Este último se establece en la mayoría de los casos en los contratos de servicios, de manera automática a partir del mes de enero del año siguiente, sin embargo, muchos contratos tienen sus incrementos a partir de fechas diferentes, por lo que es importante que se genere una integración de los mismos para cada año fiscal y su manejo en presupuesto sea mucho más ágil, claro y transparente en su ejecución, pasando ya A LA FECHA DE INICIO Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO.

Aquí hablaremos de los contratos con renovaciones automáticas, o contratos que nunca han sido revisados o renovados al tener esta particularidad, he aquí la importancia de revisarlos anualmente, para que sean actualizados a las necesidades que determine la operación de servicio o mantenimiento, cubriendo los posibles detrimentos a los que estaría expuesta la copropiedad. 

Como punto final entraremos a hablar sobre las PÓLIZAS DE GARANTÍA DE UN CONTRATO., que deberán ser establecidas dentro del mismo documento sobre las cláusulas de garantía, con las siguientes pólizas: Responsabilidad Civil Extracontractual (RCE), prestación del servicio, cumplimiento pago salarios, y póliza de cumplimiento, pólizas que deberán ser renovadas cada año sobre las modificaciones o nuevas negociaciones que se establezcan con cada proveedor. 

Con ello, ponemos en evidencia la necesidad de realizar en nuestras operaciones un diagnóstico inicial, que nos permita evidenciar el estado actual de gestión y operación de cada propiedad horizontal, proceso que nos dará herramientas claves para trazar un activo plan de trabajo en acciones de mejora, que impactaran a su vez no solo en nuestra gestión como gerentes y administradores, sino también en el logro de la valorización integral de las copropiedades. 

Somos comunidad, somos Operatio

Hasta pronto